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Vom Ordnen und Suchen

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Es heißt ja immer, “Wer Ordnung hält, ist nur zu faul zum Suchen”. Obwohl der Spruch primär unordentliche Menschen humorvoll zu verteidigen scheint, hatte ich immer schon das Gefühl, dass er viel mehr von ordentlichen Menschen verwendet wird, um Unordnung am Ende eigentlich zu kritisieren. Das liegt vielleicht auch daran, dass es meine ordentliche Großmutter war, die den Spruch mit ihren Enkelkindern teilte. Wir waren als Enkelkinder so unordentlich, wie Kinder nun mal sind. Ich war dabei keine Ausnahme, ließ Dinge dort liegen, wo ich vergaß, ihnen Aufmerksamkeit zu schenken, wollte mich nicht an der Hausarbeit beteiligen, und störte mich nicht am Chaos aus Spielsachen und Kleidungsstücken im Kinderzimmer.

Ich weiß nicht, ob ich heute als ordentlicher oder unordentlicher Mensch gelten würde. Mein Schreibtisch im Büro ist oftmals ein einziges Chaos, welches mir zuweilen selbst peinlich ist. Kaffeetassen und benutztes Geschirr verstecken sich unter zahllosen Notizen, denen ich längst keine Beachtung mehr schenke, Bücher liegen lieblos nebeneinander, aufeinander, aufgeklappt und zuweilen sogar ineinander verklappt, herum, und in dem ganzen Chaos thronen Computertastatur, Maus, und die zwei Bildschirme, die den Kern meiner Arbeit bilden.

Zu Hause versuche ich hingegen, mir zu merken, wo die Dinge sind. Ich mag es, wenn die Dinge ihren eigenen, ihnen angestammten Platz haben und nicht ein Vagabundenleben führen, dass sie auf Odysseen durch Küche, Bad oder Wohnzimmer führt. Beim Besteck halte ich es wie meine Großmutter und trenne Messer, Gabeln und Kaffeelöffel. Bei meinen unzähligen Büchern im Regal in meinem Büro habe ich es dagegen schon lange aufgegeben, sie zu ordnen — und wenn ich mal eines Suche, dann erfordert das oft eine ganze Menge Fleiß.

Ordnung ist natürlich ein relativer Begriff. Was dem einen wie Ordnung erscheint, kommt dem anderen wie Chaos vor. Auch darin, wie man Ordnung definiert, unterscheiden sich die Geister. Für den einen liegen Ordnung und Sauberkeit nah beieinander, der andere sieht in der Ordnung eher die Struktur, die uns ermächtigt, Objekte leicht aufzufinden.

Während Ordnung sich bis vor zwanzig Jahren vor allem auf Haushalt und Büro bezog, hat Ordnung in Zeiten von Computern und digitalen Daten eine ganz neue Bedeutung erlangt. Ordnung kann daher nicht nur im Arbeitszimmer selbst herrschen, sondern auch im Arbeitscomputer. Chaos kann nicht nur unseren Haushalt regieren, sondern auch unser Smartphone oder unser Emailkonto. Interessanterweise ist die Beziehung zwischen analoger und digitaler Ordnung nicht immer eindeutig. Wer im Haushalt ein Ordnungsfanatiker ist, kann dennoch ein brutaler Messi in Bezug auf den eigenen Computer sein. Wer einen aufgeräumten Schreibtisch hat, muss nicht zwangsläufig eine aufgeräumte Inbox im eigenen Emailkonto haben.

Ordnung im Analogen und Ordnung im Digitalen unterscheiden sich natürlich recht stark voneinander. Während Ordnung im Analogen voraussetzt, dass wir uns tatsächlich merken, wo die Dinge sind, die wir eventuell brauchen werden und dann aufwendig suchen müssen, können wir uns im Digitalen viel Sucharbeit durch automatisierte Strategien ersparen (Erbs und Stolz 1984: 159f). Ähnlich wie in den Romanen von Harry Potter gibt es auch auf dem Computer einige verblüffende Kommandos, die wir nur aufrufen müssen, um Gegenstände magisch zum Vorschein zu bringen. So hat mich der Zauberspruch Accio, mit dessen Hilfe man Dinge herbeirufen kann, die verborgen sind und dann in Windeseile angeflogen kommen, schon immer an das Kommando "locate" erinnert. Wenn man dieses nämlich in den Terminal (die Schnittstelle, über die man mit dem Computer kommunizieren kann) eingibt, gefolgt von dem Namen eines Dokuments, welches man sucht, dann spuckt dieses den Aufenthaltsort des Dokuments im Computer aus — sofern das Dokument dort lokalisiert werden kann. Ich weiß nicht, ob ich der Einzige bin, der in manch einer Situation in Gedanken Zaubersprüche wie Accio Fahrradschlüssel vor sich hingemurmelt hat. Auf dem Computer kann ich diese Magie jedenfalls direkt in die Tat umsetzen.

Allmächtig ist der locate-Befehl jedoch nicht. Wenn man zum Beispiel seine Geburtsurkunde sucht und sie in einem Dokument mit Namen "Dokument (1)" abgespeichert hat, wird man sie natürlich kaum finden, wenn man sie mit dem Befehl "locate geburtsurkunde" zu finden versucht. Um auf dem Computer faul sein zu können, muss man nämlich zunächst fleißig in die Auffindbarkeit von Informationen investieren. Dazu gehört zum Beispiel eine saubere und einheitliche Benennung von Dokumenten, mit der sich viele Menschen erfahrungsgemäß sehr schwer tun. Auch eine einheitliche Ordnerstruktur kann sehr hilfreich sein, um die spätere Suche nach Dokumenten einzugrenzen. Von größter Bedeutung ist es aber, sich genaue Gedanken zu machen, wie man seine Informationen organisieren will. Wenn man Daten wirklich später mit "locate" suchen will, lohnt es sich, in Dateinamen zu investieren, die man sich gut merken kann, und die sich gut voneinander unterscheiden. Wenn man sich darauf nicht einlassen will, lohnt es sich, einheitliche Ordner anzulegen, die man dann bei Bedarf abklappern kann. Dies ist bei Emails natürlich nicht anders, wobei ich immer wieder erschrecke, wenn ich sehe, wie sich Menschen einzig und allein darauf verlassen, dass sie Emails mit Hilfe der Volltextsuche aus ihrer Inbox ausgraben können.

Während Ordnung im Analogen also vor allem darin besteht, Dingen tatsächlich einen angestammten Platz zu geben, an dem man sie dann bei Bedarf aufsuchen kann, besteht Ordnung im Digitalen vor allem darin, Dinge so zu benennen (sei es die Dateien selbst, oder die Ordner, in die man sie packt), dass man sie in der automatisierten Suche auf dem Computer möglichst rasch und einfach wiederfinden kann. Am besten ist es aber wahrscheinlich, wenn man beides praktiziert, indem man sich sowohl eine einheitliche und sinnvolle Ordnerstruktur für den Arbeitsrechner und die privaten Daten überlegt und gleichzeitig auf aussagekräftige und einheitliche Dateinamen achtet.

Während meiner Dissertation verbrachte ich eine ganze Woche damit, mir einen einheitliche Dateistruktur für meine Arbeit auszudenken und gleichzeitig ein kleines Programm zu schreiben, um mich in dieser Struktur zurecht zu finden. Was wie Extremprokrastination ausgesehen haben mag (ich erinnere mich noch an scherzhafte Bemerkungen von Kolleginnen und Kollegen zu der Zeit, die nicht glauben konnten, dass ich mich eine Woche lang ausschließlich mit so etwas beschäftige), hat sich im Nachhinein als äußerst hilfreich erwiesen. Die Struktur, die ich 2010 entwickelt habe, nutze ich noch heute, und das Tool, mit dessen Hilfe ich meine ständig wachsende Bibliothek aus PDF-Dateien abfrage und bei Bedarf direkt öffne, verblüfft immer noch Menschen, die mich bei der Arbeit sehen, oder bei Vorträgen erleben, wie rasch ich bestimmte Artikel als Belege oder auf Nachfrage öffnen kann.

Vor Kurzem habe ich mir mal wieder eine kleine schöpferische Pause gegönnt, und die Idee der Ordnung auf meinem Computer weiter ausgebaut. Während die Kommandozeile ja nett für die ist, die sich mit ihr auskennen, bescheren uns die modernen webbasierten Technologien inzwischen ein viel angenehmeres Sucherlebnis, indem sie es uns ermöglichen, beim Eintippen von Suchanfragen, direkt eine Filterung von Daten vorzunehmen, die in die engere Auswahl kommen könnten. Um dieses Erlebnis in meinen Computeralltag zu überführen, nahm ich mir einfach die Zeit, ein neues, diesmal webbasiertes Tool, zu schreiben. Dieses besteht in nichts anderem als einer HTML-Datei, die ich im Webbrowser öffnen kann, und die ein Suchfenster enthält, in dem ich nach jeder Art von Dokument auf meinem Computer suchen und es direkt auch öffnen kann. Während ich das Tool privat eingerichtet habe, um die ganzen Scans zu sortieren, die man heute immer wieder mal herausgraben muss (Geburtsurkunde, Ausweiskopie, und so weiter), habe ich das Tool auch gleich verwendet, um meine bibliographischen Daten, die ich ja auch im Rahmen der EvoBib-Datenbank frei zur Verfügung stelle (List 2024, https://evobib.digling.org), mit den Scans und PDF-Dokumenten zu verbinden, die ich zu jedem Eintrag gesammelt habe.

Zur Verfügung stellen werde ich dieses Tool in dieser Form nicht, da es ja auf meine privat gesammelten Daten zugreift, die ich nicht so einfach online stellen kann. Ich habe allerdings eine alternative Version des Tools erstellt, welche Zugriff zu fast allen Artikeln, Blogbeiträgen und Lehrveranstaltungen gibt, die ich im Laufe meiner wissenschaftlichen Arbeit verfasst und erstellt habe. Diese Version kann unter der Adresse https://lingulist.de/articles.html abgerufen werden. Dabei wird unterschieden zwischen solchen Resourcen, die direkt geöffnet werden können, und dann in einem separaten Fenster in der Applikation erscheinen (man kann eine PDF oder einen Blogbeitrag also bequem im Browser anschauen), und solchen Resourcen, die ich nicht auf diese Art teilen darf, die aber dennoch meist frei zum Download zur Verfügung gestellt werden, wenn man dem ursprünglichen Link folgt (der dann ein neues Fenster öffnet).

Allein das Erstellen des Tools und das Testen der Anzeige der verschiedenen Arbeiten, die dort gelistet sind, hat mir bereits gute Dienste geleistet. Ich habe nämlich viele alte, tote Links entdeckt, die auf meiner Webseite vor sich hinschlummerten, und habe auf diesem Wege auch noch mal ein bisschen digitale Ordnung in meine Forschungsergebnisse bringen können.

Ob das Tool als solches anderen Menschen außer mir nützen wird, darauf würde ich auf keinen Fall wetten. Die Anzahl von Menschen, die die berufliche Webseite tatsächlich anschauen, ist bei Menschen wie mir, die kaum in der Öffentlichkeit wahrgenommen werden, einfach viel zu gering, um wirklich den Zeitaufwand, den das Erstellen der Anwendung für mich gekostet hat, und den Nutzen, den es Besuchern der Webseite bringen wird, zu rechtfertigen. Die neugewonnene Ordnung hilft aber natürlich mir selbst in der Arbeit, die ich in der Zukunft durchführen möchte. Sie spornt mich auch an, weil ich besser überblicken kann, wie viel ich bisher schon produziert habe, in meiner wissenschaftlichen Laufbahn. Schließlich kann sie sich vielleicht auch als nützlich erweisen, wenn ich mich neuen Arbeiten und Ideen widme, und diese mit den alten Ideen vergleiche.

Abgesehen davon hat sich aber wieder einmal für mich gezeigt, wie viel Freude es einem zuweilen machen kann, wenn man ein wenig Ordnung in seine Angelegenheiten gebracht hat. Natürlich ist diese Ordnung in Teilen das Ergebnis von dem, was man unter anderen Umständen Prokrastination nennen würde. Wie schon während meines Doktorstudiums vor vielen Jahren, habe ich aber auch jetzt wieder gemerkt, dass es einfach schön ist, wenn man in seinen Computer — oder in sein Wohnzimmer oder seine Küche — schaut und zufrieden feststellt, dass wirklich einmal alles ordentlich ist. Selbst, wenn das Gefühl bald wieder verfliegen mag, ab und zu sollte man es sich einfach gönnen.

Literatur

Erbs, Heinz-Erich and Stolz, Otto (1984): Einführung in die Programmierung mit PASCAL. Wiesbaden: Vieweg+Teubner Verlag.

List, Johann-Mattis (2024): EvoBib: A bibliographic database and quote collection for historical linguistics [Dataset, Version 1.8]. Passau:MCL Chair at the University of Passau. https://evobib.digling.org

Organisieren, was zu tun ist

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Seit ich als Wissenschaftler tätig bin, kämpfe ich damit, mich zu organisieren. Es geht weniger darum, sich an Deadlines zu halten, zu denen irgendwelche Artikel eingereicht werden müssen. Auch geht es nicht um die Vorbereitung von Seminaren, oder die Korrektur von Klausuren. Es geht um den ganzen Kleinkram, der den Alltag in der Wissenschaft meist noch viel mehr füllt als Forschung und Lehre, die Flaggschiffe wissenschaftlicher Arbeit.

Mal geht es darum, nicht zu vergessen, einen Termin zu bestätigen, mal geht es darum, die eigene Webseite auf den neuesten Stand zu bringen, und mal darum, eine Email zu beantworten, die man seit Tagen vor sich herschiebt. Dieser Kleinkram erfüllt meinen wissenschaftlichen Alltag inzwischen manchmal viel mehr als Artikel zu schreiben und Lehre vorzubereiten.

Das ist nicht mal unbedingt schlecht, und ich bin mir sicher, dass es vielen Menschen in ihren Berufen so geht, dass das Kleine das Große dominiert. Es hat allerdings eine ganze Weile gedauert, bis ich Wege gefunden habe, die vielen kleinen Dinge, die ich täglich erledigen muss, ordentlich zu organisieren.

Schon vor zehn Jahren hatte ich angefangen, mit Todo-Listen zu experimentieren. Vor allem digitale Todo-Listen hatten es mir früh angetan, es war aber schwer, Programme zu finden, die wirklich hilfreich sind. Denn wenn man wie ich auf verschiedenen Computern und oft auch mit dem Smartphone arbeitet, um mit Kolleginnen und Kollegen zu kommunizieren, dann kann man nicht einfach irgendein Programm auf einem Computer installieren und dort benutzen. Man muss das Programm, das einem sagt, was man wann tun muss, ja auf jedem Computer einsehen und bearbeiten können.

Meine ersten Schritte nutzten ein sehr einfaches Format, welches sich todo.txt nennt und in einer einfachen Liste besteht, in der man mit Hashtags arbeitet, um Aufgaben zu kategorisieren. Dabei ist todo.txt erst mal nur ein Format, also eine Vorgabe, entsprechend derer man sich organisiert. So kann man beispielsweise folgende Aufgaben definieren, die man erfüllen möchte:

(A) Kollegin X Email schreiben wegen Einladung zur Teilnahme an Workshop Y 
(B) Kaffee fürs Büro kaufen 
(C) Artikel für den Sammelband ABC anfangen zu planen

Das Format erlaubt es, mit Hilfe des @-Symbols oder eines vorgestellten +-Symbols die Aufgaben weiter zu charakterisieren, um sie später zu filtern.

(A) Kollegin X Email schreiben wegen Einladung zur Teilnahme an Workshop Y +Workshop 
(B) Kaffee fürs Büro kaufen @Office 
(C) Artikel für den Sammelband ABC anfangen zu planen +Papers

Ich hatte jedoch gleich, als ich mit diesem Format experimentierte, angefangen, mir die Tage der Woche zu markieren, zu denen eine Aufgabe erledigt werden muss. Dazu reichte dieses einfache Format dann aus, wenn man diese entweder als Datum oder durch den Namen des Wochentages mit einem @ markierte.

(A) Kollegin X Email schreiben wegen Einladung zur Teilnahme an Workshop Y +Workshop @Mittwoch 
(B) Kaffee fürs Büro kaufen @Donnerstag 
(C) Artikel für den Sammelband ABC anfangen zu planen +Papers @2022-12-20

Ich war mit dem Format lange Zeit recht zufrieden, vor allem auch, weil es sowohl ein kleines Python-Programm als auch eine App für das Smartphone gab, mit der man die Aufgaben bearbeiten konnte. Jeden Morgen schaute ich mir zuerst an, was es zu tun gab, und hakte dann einzelne Aufgaben entweder froh ab, oder ich verschob sie auf kommende Tage. Letzteres kam meist viel häufiger vor, als man vielleicht denken mag. Noch heute verschieben ich routinemäßig Aufgaben auf Tage in der Zukunft, an denen ich hoffe, die Zeit zu haben, mich um sie zu kümmern, und es gibt dabei sicherlich Aufgaben, die ich schon so oft verschoben habe, dass sie mehrere Monate auf meiner Todo-Liste herumlungerten, ohne dass ich mich darum gekümmert hätte.

Der Vorteil der Todo-Liste ist aber, dass man die Aufgaben, die man sich einmal vornimmt, nicht vergisst. Es geht als nicht darum, Dinge sofort oder zu einem ganz bestimmten Zeitpunkt zu erledigen, sondern vielmehr darum, Dinge nicht zu vergessen. Das hat sich vor allem beim Durchsichten von Artikeln als sehr sinnvoll erwiesen. Wenn ich einen Artkel sehe und denke, dass er vielleicht interessant sein könnte, setze ich ihn auf meine Todo-Liste. Manchmal sehr weit in der Zukunft. Wenn ich dann Zeit habe, hake ich Artikel Stück für Stück von meiner Liste ab, lade die PDF herunter, oder bestelle sie per Fernleihe, pflege die Zusammenfassung in meine Bibliographie (List 2022) ein, und exzerpiere bei interessanten Studien manchmal auch größere Teile.

Während diese Vorgehensweise — das Datieren von Aufgaben, das Abhaken, und das Verschieben von Aufgaben in die Zukunft — sich als sehr hilfreich erwies, stellte sich heraus, dass das Format todo.txt selbst einige Probleme barg. Wenn man eine Liste in einer Datei hat, dann kann man diese Daten beim Verlust der Text-Datei oder bei fehlerhaftem Synchronisieren, plötzlich alle auf einen Schlag verlieren. Dies kam am Ende leider häufiger als erwünscht vor, weshalb ich am Ende dann irgendwann die Zeit nahm, einen ganzen Tag zu prokrastinieren und meine eigene webbasierte Todo-App zu programmieren. Diese benutzt eine Datenbank, man kann übers Internet auf diese zugreifen, und sie kann sowohl auf dem Handy als auch im Webbrowser aufgerufen werden.

Das Prinzip, dass ich relativ schnell für jede Woche alle meine Aufgaben aufstellen und auch leicht sortieren und umändern kann, hat sich jedoch nicht verändert. Ich nutze die Todo-Liste nun nicht nur für meine Arbeit, sondern auch für private Tasks, die ich aber immer voneinander trenne. Eine Weile hatte ich individuelle Instanzen sogar für meine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aufgesetzt, aber das hat sich als weniger hilfreich erwiesen, da nicht jeder mit dem drohenden Druck von Aufgaben, die noch nicht erledigt worden sind, umgehen konnte. Ich habe daraus gelernt und entschieden, dass die Selbstorganisation — ähnlich der Gestaltung der Bibliographie in der Wissenschaft — etwas ist, was jeder für sich selbst erledigen muss.

Ein schöner Aspekt an der neuen Datenbank ist, dass ich die Aufgaben, die erledigt wurden, ebenfalls speichern kann. Wenn ich jetzt, wo das Jahr sich dem Ende nähert, darauf zurückblicke, was ich alles erledigt habe, dann sehe ich eine Riesengroße Liste mit kleinteiligen Tasks, die ich Tag für Tag im letzten Jahr abgearbeitet habe. Diese Liste erfüllt mich weniger mit Stolz, als vielmehr mit Verwunderung, weil ich im ganzen Aufgabenabarbeiten oft auch sehr schnell wieder vergesse, was ich da eigentlich erledigt hatte, zumal es zuweilen auch einfach nur kleinere Banalitäten sind, die auf der Liste stehen.

Manchmal denke ich, ich sollte mir vielleicht Gedanken machen, warum ich mich lieber auf eine Liste verlasse, als darauf, das, was ich tun muss, einfach in meinem Kopf zu speichern. Vielleicht ist die Liste ja einfach nur der Ausdruck meiner Faulheit, mir Dinge zu merken? Aber andererseits bin ich froh, dass ich mir diese ganzen oft kleinteiligen Dinge, die ich Tag für Tag erledigen muss, eben nicht einzeln merken muss. Genauso, wie ich froh bin, wenn ich einen Taschenrechner benutzen kann, anstatt Dinge im Kopf auszurechnen. Denn je mehr ich meinen Kopf von diesen Alltäglichkeiten freihalten kann, desto mehr Zeit bleibt mir, das anstrengende Denken für interessante Dinge aufzuheben.

Literatur

List, Johann-Mattis (2022): EvoBib: A bibliographic database and quote collection for historical linguistics [Dataset, Version 1.6]. Jena: Max Planck Institute for the Science of Human History. https://digling.org/evobib/