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Organisieren, was zu tun ist

Seit ich als Wissenschaftler tätig bin, kämpfe ich damit, mich zu organisieren. Es geht weniger darum, sich an Deadlines zu halten, zu denen irgendwelche Artikel eingereicht werden müssen. Auch geht es nicht um die Vorbereitung von Seminaren, oder die Korrektur von Klausuren. Es geht um den ganzen Kleinkram, der den Alltag in der Wissenschaft meist noch viel mehr füllt als Forschung und Lehre, die Flaggschiffe wissenschaftlicher Arbeit.

Mal geht es darum, nicht zu vergessen, einen Termin zu bestätigen, mal geht es darum, die eigene Webseite auf den neuesten Stand zu bringen, und mal darum, eine Email zu beantworten, die man seit Tagen vor sich herschiebt. Dieser Kleinkram erfüllt meinen wissenschaftlichen Alltag inzwischen manchmal viel mehr als Artikel zu schreiben und Lehre vorzubereiten.

Das ist nicht mal unbedingt schlecht, und ich bin mir sicher, dass es vielen Menschen in ihren Berufen so geht, dass das Kleine das Große dominiert. Es hat allerdings eine ganze Weile gedauert, bis ich Wege gefunden habe, die vielen kleinen Dinge, die ich täglich erledigen muss, ordentlich zu organisieren.

Schon vor zehn Jahren hatte ich angefangen, mit Todo-Listen zu experimentieren. Vor allem digitale Todo-Listen hatten es mir früh angetan, es war aber schwer, Programme zu finden, die wirklich hilfreich sind. Denn wenn man wie ich auf verschiedenen Computern und oft auch mit dem Smartphone arbeitet, um mit Kolleginnen und Kollegen zu kommunizieren, dann kann man nicht einfach irgendein Programm auf einem Computer installieren und dort benutzen. Man muss das Programm, das einem sagt, was man wann tun muss, ja auf jedem Computer einsehen und bearbeiten können.

Meine ersten Schritte nutzten ein sehr einfaches Format, welches sich todo.txt nennt und in einer einfachen Liste besteht, in der man mit Hashtags arbeitet, um Aufgaben zu kategorisieren. Dabei ist todo.txt erst mal nur ein Format, also eine Vorgabe, entsprechend derer man sich organisiert. So kann man beispielsweise folgende Aufgaben definieren, die man erfüllen möchte:

(A) Kollegin X Email schreiben wegen Einladung zur Teilnahme an Workshop Y 
(B) Kaffee fürs Büro kaufen 
(C) Artikel für den Sammelband ABC anfangen zu planen

Das Format erlaubt es, mit Hilfe des @-Symbols oder eines vorgestellten +-Symbols die Aufgaben weiter zu charakterisieren, um sie später zu filtern.

(A) Kollegin X Email schreiben wegen Einladung zur Teilnahme an Workshop Y +Workshop 
(B) Kaffee fürs Büro kaufen @Office 
(C) Artikel für den Sammelband ABC anfangen zu planen +Papers

Ich hatte jedoch gleich, als ich mit diesem Format experimentierte, angefangen, mir die Tage der Woche zu markieren, zu denen eine Aufgabe erledigt werden muss. Dazu reichte dieses einfache Format dann aus, wenn man diese entweder als Datum oder durch den Namen des Wochentages mit einem @ markierte.

(A) Kollegin X Email schreiben wegen Einladung zur Teilnahme an Workshop Y +Workshop @Mittwoch 
(B) Kaffee fürs Büro kaufen @Donnerstag 
(C) Artikel für den Sammelband ABC anfangen zu planen +Papers @2022-12-20

Ich war mit dem Format lange Zeit recht zufrieden, vor allem auch, weil es sowohl ein kleines Python-Programm als auch eine App für das Smartphone gab, mit der man die Aufgaben bearbeiten konnte. Jeden Morgen schaute ich mir zuerst an, was es zu tun gab, und hakte dann einzelne Aufgaben entweder froh ab, oder ich verschob sie auf kommende Tage. Letzteres kam meist viel häufiger vor, als man vielleicht denken mag. Noch heute verschieben ich routinemäßig Aufgaben auf Tage in der Zukunft, an denen ich hoffe, die Zeit zu haben, mich um sie zu kümmern, und es gibt dabei sicherlich Aufgaben, die ich schon so oft verschoben habe, dass sie mehrere Monate auf meiner Todo-Liste herumlungerten, ohne dass ich mich darum gekümmert hätte.

Der Vorteil der Todo-Liste ist aber, dass man die Aufgaben, die man sich einmal vornimmt, nicht vergisst. Es geht als nicht darum, Dinge sofort oder zu einem ganz bestimmten Zeitpunkt zu erledigen, sondern vielmehr darum, Dinge nicht zu vergessen. Das hat sich vor allem beim Durchsichten von Artikeln als sehr sinnvoll erwiesen. Wenn ich einen Artkel sehe und denke, dass er vielleicht interessant sein könnte, setze ich ihn auf meine Todo-Liste. Manchmal sehr weit in der Zukunft. Wenn ich dann Zeit habe, hake ich Artikel Stück für Stück von meiner Liste ab, lade die PDF herunter, oder bestelle sie per Fernleihe, pflege die Zusammenfassung in meine Bibliographie (List 2022) ein, und exzerpiere bei interessanten Studien manchmal auch größere Teile.

Während diese Vorgehensweise — das Datieren von Aufgaben, das Abhaken, und das Verschieben von Aufgaben in die Zukunft — sich als sehr hilfreich erwies, stellte sich heraus, dass das Format todo.txt selbst einige Probleme barg. Wenn man eine Liste in einer Datei hat, dann kann man diese Daten beim Verlust der Text-Datei oder bei fehlerhaftem Synchronisieren, plötzlich alle auf einen Schlag verlieren. Dies kam am Ende leider häufiger als erwünscht vor, weshalb ich am Ende dann irgendwann die Zeit nahm, einen ganzen Tag zu prokrastinieren und meine eigene webbasierte Todo-App zu programmieren. Diese benutzt eine Datenbank, man kann übers Internet auf diese zugreifen, und sie kann sowohl auf dem Handy als auch im Webbrowser aufgerufen werden.

Das Prinzip, dass ich relativ schnell für jede Woche alle meine Aufgaben aufstellen und auch leicht sortieren und umändern kann, hat sich jedoch nicht verändert. Ich nutze die Todo-Liste nun nicht nur für meine Arbeit, sondern auch für private Tasks, die ich aber immer voneinander trenne. Eine Weile hatte ich individuelle Instanzen sogar für meine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aufgesetzt, aber das hat sich als weniger hilfreich erwiesen, da nicht jeder mit dem drohenden Druck von Aufgaben, die noch nicht erledigt worden sind, umgehen konnte. Ich habe daraus gelernt und entschieden, dass die Selbstorganisation — ähnlich der Gestaltung der Bibliographie in der Wissenschaft — etwas ist, was jeder für sich selbst erledigen muss.

Ein schöner Aspekt an der neuen Datenbank ist, dass ich die Aufgaben, die erledigt wurden, ebenfalls speichern kann. Wenn ich jetzt, wo das Jahr sich dem Ende nähert, darauf zurückblicke, was ich alles erledigt habe, dann sehe ich eine Riesengroße Liste mit kleinteiligen Tasks, die ich Tag für Tag im letzten Jahr abgearbeitet habe. Diese Liste erfüllt mich weniger mit Stolz, als vielmehr mit Verwunderung, weil ich im ganzen Aufgabenabarbeiten oft auch sehr schnell wieder vergesse, was ich da eigentlich erledigt hatte, zumal es zuweilen auch einfach nur kleinere Banalitäten sind, die auf der Liste stehen.

Manchmal denke ich, ich sollte mir vielleicht Gedanken machen, warum ich mich lieber auf eine Liste verlasse, als darauf, das, was ich tun muss, einfach in meinem Kopf zu speichern. Vielleicht ist die Liste ja einfach nur der Ausdruck meiner Faulheit, mir Dinge zu merken? Aber andererseits bin ich froh, dass ich mir diese ganzen oft kleinteiligen Dinge, die ich Tag für Tag erledigen muss, eben nicht einzeln merken muss. Genauso, wie ich froh bin, wenn ich einen Taschenrechner benutzen kann, anstatt Dinge im Kopf auszurechnen. Denn je mehr ich meinen Kopf von diesen Alltäglichkeiten freihalten kann, desto mehr Zeit bleibt mir, das anstrengende Denken für interessante Dinge aufzuheben.

Literatur

List, Johann-Mattis (2022): EvoBib: A bibliographic database and quote collection for historical linguistics [Dataset, Version 1.6]. Jena: Max Planck Institute for the Science of Human History. https://digling.org/evobib/